Intranet Software - digitale Mitarbeiterportale - Wissensdatenbanken

Das KWG (Kreditwesengesetz) schreibt vor, dass alle Finanzdienstleistungsinstitute über eine angemessene technisch-organisatorische Ausstattung und ein adäquates Notfallkonzept verfügen müssen. Demnach haben Banken dafür zu sorgen, dass ihre IT-Systeme und -Prozesse nicht nur die Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit der Daten sicherstellen, sondern vor allem auch deren dauerhafte und verlässliche Verfügbarkeit gewährleisten.

Die BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) fordert daher von allen Banken und Finanzdienstleistern ein striktes „Fallback“ ihrer Infrastruktur. Das heißt, dass sämtliche Daten im Falle eines Datenverlustes problemlos und in kürzester Zeit wiederherstellbar sein müssen. Ein entsprechendes Backup intern einzurichten, ist nicht empfehlenswert, da ein potenzieller Datenverlust auch intern begründet sein kann.

Für die Bürgschaftsbank NRW war dies bereits vor einigen Jahren ein wichtiger Entscheidungs-grund, innerhalb der gesicherten Housing-Infrastruktur der Digitalagentur K3 Innovationen mit Hauptsitz in Düren ihr dediziertes Backup einzurichten.

Als Anbieter von innovativen digitalen Lösungen unterstützt die K3 Innovationen GmbH seit 1998 namhafte Unternehmen aus diversen Branchen bei der Digitalisierung und bietet flexible Managed-Hosting-Lösungen im TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Düsseldorf an. Als „geprüftes Rechenzentrum – Stufe 3 tekPlus Hochverfügbar“ erfüllt das Datacenter höchste Anforderungen der Funktionssicherheit an Verfügbarkeit und Informationssicherheit nach weltweiten Standards zur Rechenzentrumssicherheit, des BSI IT Grundschutz, BITKOM, TIA -942 und der ISO 27001.

Der Vertrag der Bürgschaftsbank NRW mit K3 Innovationen lief kürzlich aus, wurde aber aufgrund der guten Zusammenarbeit und der hohen Standards der K3 Innovationen GmbH  verlängert. Der Bürgschaftsbank gelingt es mit dieser Entscheidung, in unsicheren Zeiten zumindest im Bereich Datenschutz für sich und ihre Kunden absolute Sicherheit zu gewährleisten.

Mehr Informationen über die Hosting-Leistungen der K3 Innovationen GmbH finden Sie hier: https://www.k3-innovationen.de/Loesungen/Hosting

Dennoch gab eine Vielzahl der Unternehmer zu, nicht ausreichend auf den Generationenwechsel, und den damit einhergehenden Abgang von wertvollem Wissen durch die hohe Anzahl von in naher Zukunft in Rente gehenden Mitarbeitern, vorbereitet zu sein.

Zusätzlich bekannten sich die Unternehmer der Einrichtung von Datensilos schuldig. Darunter versteht man die Existenz der unterschiedlichsten IT-Systeme zur Speicherung von Unternehmensdaten in verschiedenen Abteilungen – Produktions- und Beschaffungssysteme, ERP, CRM, Mitarbeiterdateien etc. – völlig unabhängig voneinander.

Konkurrenzfähig kann ein Unternehmen aber im digitalen Zeitalter nur dann bleiben, wenn es seinen Mitarbeitern - und damit dann schließlich auch seinen Kunden - alle Informationen zeitaktuell, ohne großen Beschaffungsaufwand, möglichst standortunabhängig und wenig kostenintensiv zur Verfügung stellt.

In der Corona-Krise wurde der Wettbewerbsvorteil von Unternehmen, die bereits in ein entsprechendes Wissensmanagement-System investiert hatten, noch deutlicher, mussten sich die Unternehmen doch nicht erst um die Einrichtung des entsprechenden Informationsweges kümmern.

Hatte man sich schon im Vorfeld darum bemüht, die Datensilos aufzulösen und das Wissen sinnvoll zusammenzuführen, waren die gewünschten Informationen nun über ein zentrales System einfach und schnell abruf- und verwertbar.

Die Investition in eine neue unternehmensweite Plattform, die möglichst viele Schnittstellen hat, so dass alle Daten aus den bereits bestehenden Systemen problemlos integriert werden können, erweist sich also – wenn nicht schon vorher – so doch spätestens jetzt in der Krise als zeit- und kostensparend, ferner als kundenfreundlich – und somit als echter Wettbewerbsvorteil.

Eines der besten Wissensmanagement-Systeme, welches derzeit am Markt zu finden ist, bietet die IntranetBOX GmbH an.

Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.software-wissensdatenbank.de/

Die Kontaktdaten finden Sie hier: https://www.intranetbox.de/intranet/index.php/ezpublish/Kontakt

Unter einem Service Portal versteht man zunächst die Integration von interaktiven Service-Funktionen auf einer Website des Anbieters. Dem Seitenbesucher werden also Möglichkeiten gegeben einen Service zu nutzen, ohne das Telefon in die Hand zu nehmen, oder gar in Persona in den Räumlichkeiten des Service-Anbieters zu erscheinen. Natürlich muss der Nutzer einen Account einrichten und sich legitimieren, denn die Datensicherheit sollte bei Service Portalen im Vordergrund stehen.

Service Portale gibt es aber nicht nur für Kunden, sondern oftmals auch für Lieferanten oder Partnerunternehmen, die beim Anbieter dann häufig ihren eigenen Account verwalten,  z.B. Rechnungen abrufen oder Kontaktdatenänderungen bekanntgeben können.

Synonym wird auch der Begriff Extranet verwendet. Über dieses findet die digitalisierte Kommunikation mit Partnerunternehmen, Kunden oder Lieferanten statt.

Vorteil des Einsatzes einer solchen Kommunikationsplattform ist für den User neben der Unabhängigkeit von Öffnungszeiten des Anbieters und der Verfügbarkeit sämtlicher Informationen per Click auch die Erreichbarkeit von sämtlichen Devices aus. Für das anbietende Unternehmen sind Kosteneinsparungen aufgrund von geringerem Service-Personalbedarf und weniger Handling-Aufwand bei der Beschaffung von Informationen die Hauptvorteile.

Gerade in Zeiten von Corona kommt noch hinzu, dass kein persönlicher Kontakt in den Räumlichkeiten des Anbieters notwendig ist, und auch die Pflege des Systems oft von Mitarbeitern erbracht werden kann, die remote – also z.B. im Home Office – arbeiten, da es sich eben um digitale Systeme handelt.

Leider waren nur sehr wenige Unternehmen in Deutschland auf die Corona-Krise und auch deren uns noch bevorstehende  Auswirkungen gut vorbereitet. Obwohl das Thema Service Portale/Extranet von vielen Unternehmen als für die Zukunft unabdingbar eingeschätzt wird, konnten die wenigsten bislang das notwendige Know-how aufbauen, um in die Umsetzungsphase zu gehen.

Einen großen Vorsprung haben in diesen Tagen daher Unternehmen, die bereits ein etabliertes Service Portal oder Extranet besitzen oder Kontakt zu einer guten Digitalagentur haben, die sie bei der Entscheidung für eine entsprechende Software und bei der Einführung derselben unterstützt.

Benötigen Sie auch Unterstützung bei der Umsetzung Ihres Service Portal-/Extranet-Projektes?

Die Experten der IntranetBOX GmbH helfen gern.

Die Kontaktdaten finden Sie hier: https://www.intranetbox.de/intranet/index.php/ezpublish/Kontakt

Das Virus hat unseren Alltag in kürzester Zeit verändert wie nahezu nichts Vergleichbares in den vergangenen Jahrzehnten. Es ist noch lange nicht unter Kontrolle, und die wirtschaftlichen Auswirkungen können wir heute nur erahnen. Viele abhängig Beschäftigte fragen sich, ob sie morgen noch ihren Job haben, welche finanziellen Auswirkungen der Krise sie persönlich zu tragen haben werden und wie einschneidend die Wirtschaft in Deutschland und auch international beeinträchtigt sein wird. All das schürt Angst und verursacht psychischen Stress, dadurch noch verstärkt, dass der tägliche direkte Austausch mit Kollegen nicht im gewohnten Maße möglich ist und allenfalls über die Ferne stattfindet.

Wir haben einige Tipps zusammengestellt, was man tun kann, um sich mental gesund zu halten:

• Sorgen Sie für ausreichend Bewegung und Schlaf und eine gesunde Ernährung, da diese drei Faktoren die Grundlage für die körperliche UND die mentale Gesundheit sind.
• Schaffen Sie sich für Ihren (Arbeits-)Tag möglichst eine Routine, das gibt Halt.
• Schalten Sie Ihr Telefon so oft wie es geht aus und widerstehen Sie dem Drang, die sozialen Medien in hohem Maße zu nutzen. Gerade in Krisenzeiten finden sich hier viele Posts und Informationen, die zusätzlich Angst schüren.
• Bemühen Sie sich, Nachrichtenquellen zu finden, die neutral Fakten berichten.
• Wenn Sie von Angst und Sorgen überwältigt werden, fokussieren Sie Dinge, die Sie kontrollieren können, nicht etwas, auf das Sie keinen Einfluss haben.
• Yoga, bewusstes Atmen und andere Bewusstseinsübungen (google: mindfulness)können dabei helfen, den Fokus zu bewahren.
• Pflegen Sie Ihre Hobbies weiter und beschäftigen  sich mit Dingen, die Ihnen Spaß machen und die Sie ablenken.
• Bleiben Sie mit Familie, Freunden und auch Kollegen in Kontakt – „social distancing“ heißt nicht „social isolation“.
• Bedenken Sie „Corona und die Auswirkungen betreffen uns alle! Sie sind in dieser Situation nicht allein.“
• Sollten Sie trotz aller Bemühungen verzweifeln – suchen Sie sich frühzeitig Unterstützung. Es gibt in diesen Tagen viele extra eingerichtete Hotlines, die professionelle Beratung in Sachen mentale Gesundheit anbieten.

Wie können Arbeitgeber ihre Mitarbeiter unterstützen?

• Nehmen Sie regelmäßig persönlichen Kontakt zu Ihren Mitarbeitern auf.
• Wenn Sie eine große Belegschaft haben, motivieren Sie Ihr Management-Team auf allen Ebenen Gleiches zu tun.
• Erkundigen Sie sich in One-on-one-Gesprächen danach, wie es dem einzelnen geht und erinnern Sie an oben genannte Punkte.
• Bieten Sie Ihre Hilfe an, wenn Sie merken, dass es einmal nicht so gut läuft.
• Und stecken Sie Ihre Erwartungen vielleicht nicht ganz so hoch, wie sie es tun würden, wenn Sie alle im gleichen Büro sind und Probleme gemeinsam regeln können.

Benötigen Sie weitere Unterstützung – insbesondere bei der technischen Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen?

Die Experten der IntranetBOX GmbH helfen gern.

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Insbesondere das Thema IT-Sicherheit stellt Unternehmer vor die Frage, ob die Ausstattung der neuen Arbeitsplätze zu Hause, den Mindestanforderungen genügt und ihre Firmendaten noch ausreichend geschützt sind.

Von uns erhalten Sie hier einen kleinen Überblick über kurzfristig realisierbare Sicherheitsmaßnahmen, die Sie dringend bedenken und mit Ihren Mitarbeitern klären sollten:

• Im Idealfall  versorgen Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter mit der notwendigen Hard- und Software und unterstützen bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes im Home-Office initial und auch im laufenden Geschäft, indem sie Support durch Ihre IT-Abteilung anbieten.
• Das ist bei kleineren Unternehmen aber oft nicht möglich. Klären Sie dann aber zumindest mit Ihren Mitarbeitern, welche Sicherheitsmaßnahmen zu erfüllen sind und welche Systeme die Mitarbeiter auf Ihren Rechner installieren sollen und nutzen dürfen.
• Autorisieren Sie beispielsweise für Telefon- und Videokonferenzen bestimmte Systeme, von deren Sicherheitsausstattung Sie selbst überzeugt sind.
• Stellen Sie sicher, dass der Remote-Zugang Ihrer Mitarbeiter zu Firmendaten abgesichert ist, z.B. durch ein kryptografisches VPN (Virtual Private Network).
• Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter – insbesondere wenn diese von ihren privaten PCs aus arbeiten – an die regelmäßige Datenübertragung auf das zentrale Firmensystem und auch an regelmäßige Updates z.B. des Virenscanners.
• Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, wie bei der Entsorgung vertraulicher Informationen vorgegangen werden sollte. Sensibilisieren Sie die Kollegen z.B., ausgedruckte Firmenunterlagen nicht einfach im Hausmüll zu entsorgen. Bieten Sie im Zweifel an, die Dokumente zu sammeln und bei der Rückkehr ins Büro im dortigen Reißwolf zu entsorgen.
• Besprechen Sie auch nochmals die gängigen Passwort-Regeln mit Ihren Mitarbeitern (niemals dasselbe Passwort für mehrere Anwendungen/Systeme nutzen, mindestens 12 Zeichen, Mixtur aus Groß- und Kleinbuchstaben und Sonderzeichen, nicht leicht zu erraten….)
• In Zeiten der zunehmenden Digitalisierung nimmt auch die Cyberkriminalität zu, Phishing-Versuche unter dem Deckmantel von Corona sind keine Seltenheit. Kommunizieren Sie klar, welche Anforderungen Sie beispielsweise per Email schicken werden und bei welchen Anfragen, die Mitarbeiter hellhörig werden sollten.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat eine Checkliste herausgebracht, die helfen kann, den eigenen Handlungsbedarf zu ermitteln.

Benötigen Sie weitere Unterstützung – insbesondere bei der technischen Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen?

Die Experten der IntranetBOX GmbH helfen gern.

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Manche schafften es zumindest noch notdürftig, die Mitarbeiter bei der Ausstattung des Arbeitsplatzes zu Hause zu unterstützen. In vielen Fällen waren die Mitarbeiter aber auf sich allein gestellt und mussten bei der Einrichtung des Home-Offices die ihnen zur Verfügung stehenden Möbel und Devices nehmen.

Hier erhalten Sie einige Tipps unserer Experten darüber, worauf es bei der Einrichtung eines ergonomischen und damit bequemen Arbeitsplatzes, der die Effizienz und Produktivität des Arbeitenden unterstützt und unnützen Stress oder gar körperliche Beeinträchtigungen verhindert, ankommt.

• Der Schreibtisch sollte eine der Körpergröße angemessene Höhe haben. Ideal sind verstellbare Schreibtische, die es dem Mitarbeiter erlauben, zwischendurch die Position zu wechseln, also beispielsweise auch mal im Stehen zu arbeiten.
• Der Schreibtischstuhl sollte ebenfalls  in seiner Höhe verstellbar sein. Die Füße des Mitarbeiters  sollten flach auf dem Boden aufgestellt werden können, idealerweise haben die Beine dabei einen 90 Grad-Winkel.
• Tastatur und Maus sollten in einer Linie mit den Ellbogen liegen. Ergonomische Tastaturen und Mäuse, ebenso wie Handauflagen verhindern das Abknicken und Verkrampfen der Hände.
• Der Abstand zum Monitor sollte etwa 50cm betragen, wobei die obere Kante des Monitors knapp oberhalb der Augenhöhe sein sollte.
• Ein heller Raum, am besten eine Mischung aus Tageslicht und indirektem Licht einer Schreibtischleuchte verhindert Augenprobleme und Kopfschmerzen. Wenn Sie die Möglichkeit haben, in der Nähe eines Fensters zu sitzen, sollte der Monitor im 90-Grad-Winkel zu diesem stehen. Der Lichteinfall kommt idealerweise von links.
• Trotz aller Bemühungen den Arbeitsplatz so ergonomisch wie möglich zu gestalten, sollten Sie nicht unterschätzen, wie wichtig Bewegung ist. Gönnen Sie sich also immer wieder kurze Pausen. Stehen Sie auf und strecken sich. Laufen Sie während Ihrer Mittagspause einmal um den Block. Das lockert nicht nur körperliche Anspannungen, es hilft Ihnen auch, den Kopf zwischendurch freizubekommen und im Anschluss mit neuem Elan und neuen Ideen den zweiten Teil Ihres Arbeitstages zu meistern.

Benötigen Sie weitere Unterstützung – insbesondere bei der technischen Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen?

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Umgekehrt empfinden Mitarbeiter häufig einen Mangel an Kommunikation und fühlen sich von ihrem Manager wenig unterstützt. Je länger die Situation andauert, und je weniger die Mitarbeiter es zuvor gewöhnt waren, „isoliert“ zu arbeiten, desto mehr weicht das Zugehörigkeitsgefühl zum Team und zum Arbeitgeber insgesamt.

Was können Führungskräfte also tun, um dem entgegenzuwirken und gleichzeitig sicherzugehen, dass das Team weiterhin produktiv und effizient arbeitet?

Unsere Experten haben einige Tipps zusammengestellt:

• Formulieren  Sie von Anfang an klar Ihre Erwartungen und kommunizieren Sie diese. Die Regeln, die Sie festlegen,  sollten beinhalten, wie Entscheidungen getroffen werden, wie Informationen geteilt werden, auf welchem Wege und in welcher Form Feedback gegeben wird, welche Deadlines es gibt, und wer jeweils die Verantwortung hat.
• Bestimmen Sie außerdem klar, wie der Erfolg gemessen wird und kommunizieren auch hier die entsprechenden Messinstrumente. Gleichen Sie regelmäßig – in relativ kurzen Abständen - die Arbeitsergebnisse mit diesen gesetzten Zielen ab und kommunizieren die Ergebnisse.
• Priorisieren Sie Transparenz und gehen mit gutem Beispiel voran. Somit schaffen Sie Vertrauen und bewirken, dass auch die Mitarbeiter ihr Wissen teilen.
• Nutzen Sie neue Techniken wie Video-Konferenz-Tools. Sie schaffen damit einen Raum, in dem man sich trotz räumlicher Trennung sehen kann, was das Zugehörigkeitsgefühl stärkt.
• Wenn Sie eine Video-Konferenz für längere Meetings ansetzen, versenden Sie im Vorfeld eine Agenda, an die Sie sich strikt halten. Geben Sie einzelne Punkte aus dieser Agenda in die Verantwortung Ihrer Mitarbeiter, so dass diese das Meeting aktiv mitgestalten und sich involviert fühlen.
• Probieren Sie doch auch einmal aus, ein Video-Tool als Raum für eine virtuelle gemeinsame Kaffee- oder Mittagspause zu nutzen. Oder machen Sie jeden Montagmorgen ein kurzes Check-in. Achten Sie darauf, dass Sie diese Zeit aber nicht nutzen, um über Arbeitsthemen zu sprechen. Geben Sie hier privaten Themen den Vorrang.
• Wichtiger als alles andere ist, dass Ihr Team emotional und mental gesund und positiv bleibt. Fragen Sie in kurzen one-on-one-Gesprächen, z.B. per Telefon, nach dem Wohlbefinden des Einzelnen. Haben Sie Ihre Mitarbeiter schon um Feedback darüber gebeten, was diese von Ihnen erwarten oder wie Sie sie unterstützen können?
• Sorgen Sie generell dafür,  dass Sie mit Ihrem Team im Austausch bleiben, und halten Sie den Kommunikationszyklus kürzer als in Zeiten, in denen man ein Büro teilt.
• Und schließlich sollten Sie den Fokus auf das Arbeitsergebnis legen und nicht unbedingt auf den Weg dorthin. Räumen Sie Ihrem Team mehr Flexibilität ein und lockern Ihre eigene Einstellung dazu, wie und wann die Aufgaben erfüllt werden. Das führt zu mehr Gelassenheit, die Sie sich auch nach der Corona-Krise erhalten sollten.

Benötigen Sie mehr Unterstützung bei der Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen und bei der Motivation und Führung Ihrer Mitarbeiter in Zeiten von Corona?

Die Experten der IntranetBOX GmbH helfen gern.

Die Kontaktdaten finden Sie hier: https://www.intranetbox.de/intranet/index.php/ezpublish/Kontakt

Durch die Corona-Krise änderte sich dies schlagartig. Quasi über Nacht mussten Arbeitgeber sich damit arrangieren, einem großen Teil ihrer Büromitarbeiter - wenn nicht gar einen Home-Office-Arbeitsplatz einzurichten, so doch zumindest einen solchen zu gewähren.

Unser Team bekommt in diesen Tagen viele Anrufe – die meisten Arbeitgeber brauchen dringend Unterstützung bei der Einrichtung digitaler Arbeitsplätze, und hier insbesondere bei der Schaffung einer Kommunikationsplattform. Darauf sind wir bei der IntranetBOX GmbH bestens vorbereitet, ist unsere Software doch schnellstens installiert, kostengünstig und vor allen Dingen äußerst anwenderfreundlich.

Was uns aber auch immer wieder erreicht, sind besorgniserregende Berichte darüber, dass es oftmals gar nicht an der Einrichtung des Arbeitsplatzes und der etablierten Kommunikations-plattform scheitert, sondern an der mangelnden Motivation der Mitarbeiter, im Home-Office dieselbe Leistung zu erbringen wie im Büro.

Natürlich birgt die Corona-Krise neben den beruflichen auch private Herausforderungen.

Familien sehen sich nun mit der häuslichen Doppelbelastung, Arbeiten in den eigenen vier Wänden und Kinderbetreuung und -beschulung, konfrontiert. Das ist nicht einfach, und soll hier in keiner Weise beschönigt werden.

Dennoch – die unerwartete Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, birgt auch die Chance, dem Arbeitgeber zu beweisen, dass das Home-Office die Effektivität, Motivation und Kreativität fördern kann und eben nicht beeinträchtigt. Und diese Chance sollten Angestellte unbedingt nutzen.

Hier ein paar Tipps von unseren Experten:

• Richten Sie sich Ihren Arbeitsplatz möglichst in einem ruhigen Raum in Ihrer Wohnung ein und legen gemeinsam mit Ihrer Familie fest, zu welchen Zeiten Sie nicht gestört werden wollen.
• Stimmen Sie Ihre Arbeits- und Erreichbarkeitszeiten mit Ihrem Chef und den Kollegen, ggf. auch mit Ihren Kunden, ab und kommunizieren Sie diese auch – vielleicht hilft hier auch ein entsprechender Vermerk in Ihrer eMail-Signatur.
• Halten Sie die Struktur Ihres gewohnten Arbeitstages ein. Machen Sie sich einen Tagesplan und starten morgens mit Aufgaben, die die meiste Konzentration erfordern.
• Halten Sie auch Ihre Pausen konsequent ein. Widmen Sie sich in diesen Ihrer Familie, um eine sichtbare Balance zwischen Arbeit und Privatem zu schaffen.
• Bitten Sie Ihren Chef um die Möglichkeit regelmäßiger (vielleicht sogar täglicher) telefonischer Kurzabstimmungen. Damit stellen Sie sicher, dass Ihr Chef weiß, womit Sie sich gerade beschäftigen.
• Bleiben Sie in Kontakt mit den Kollegen – initiieren Sie Team-Meetings via Skype oder Zoom.
• Wir wissen, dass Selbstmotivation zu konzentriertem Arbeiten gerade dann schwierig ist, wenn es hunderte von anderen Aufgaben gibt, die beispielsweise im Haushalt gemacht werden müssen. Überlegen Sie, an wen Sie diese delegieren können. Trauen Sie Ihren Kindern diesbezüglich etwas zu. Und seien Sie nicht so kritisch, wenn Ihre eigenen Qualitätsmaßstäbe bei der Umsetzung nicht ganz eingehalten werden. Delegieren und „aushalten können“ sind auch Management-Fähigkeiten, die Sie so wunderbar erlernen können.

Sind Sie selbst Unternehmer und benötigen Unterstützung bei der Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen und bei der Motivation Ihrer Mitarbeiter?

Die Experten der IntranetBOX GmbH helfen gern. Die Kontaktdaten finden Sie hier: https://www.intranetbox.de/intranet/index.php/ezpublish/Kontakt

Doch kaum ist der Chef diesem Wunsch nun  – gezwungenermaßen – nachgekommen, wissen  viele Neu-Home-Office-Mitarbeiter gar nicht, wie sie sich einrichten und organisieren, geschweige denn motivieren - sollen. Andere Zwangs-Zuhause-Tätigen trifft es vielleicht noch schlimmer, haben sie sich doch nie nach einem Home-Office gesehnt. Für alle diejenigen, die sich in einer dieser beiden Gruppen wiederfinden, geben unsere Experten hier ein paar Tipps, damit die Produktivität, Effizienz und Kreativität nicht unter der neuen Situation leidet:

• Richten Sie sich Ihren Schreibtisch möglichst ergonomisch, komfortabel und in einem Raum mit viel Tageslicht ein und sorgen Sie für eine angenehme Zimmertemperatur und ausreichend frische Luft im Raum.
• Halten Sie die Struktur Ihres gewohnten Arbeitstages ein. Machen Sie sich einen Tagesplan und starten morgens mit Aufgaben, die die meiste Konzentration erfordern.
• Gönnen Sie sich kurze Pausen, in denen Sie für einen Moment Ihren Arbeitsplatz verlassen. Gehen Sie für 5 Minuten auf den Balkon oder in Ihren Garten. Aber halten Sie die Pausen kurz - nach einer längeren Pause wird es schwerer, sich zu motivieren, an den Arbeitsplatz zurückzukehren.
• Eine Mittagspause zum Einnehmen einer gesunden Mahlzeit sollten Sie sich dennoch täglich gönnen – diese steht Ihnen schließlich auch im Büro zu.
• Trinken Sie viel, am besten Wasser oder Tee.
• Bewegen Sie sich in Ihren Pausen unbedingt und verfallen nicht der Versuchung, sich für 5 Minuten auf die Couch zu setzen.
• Bleiben Sie in Kontakt mit Kollegen – auch wenn Sie vielleicht fachlich gerade keinen Austausch benötigen. Nehmen Sie sich trotzdem vor, zumindest einen Ihrer liebsten Kollegen am Tag kurz anzurufen. Es kann hilfreich sein zu erfahren, wie andere mit der neuen Situation umgehen und welche Tricks andere anwenden, um sich selber immer wieder neu zu motivieren.
• Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz jeden Abend auf. Wenn ihr Schreibtisch in einem Raum steht, in dem Sie den Abend verbringen werden, ist es ratsam, die Arbeitsutensilien so zu verstauen, dass Sie nicht sichtbar sind. Damit wird es Ihnen besser gelingen trotz Home-Office abends abzuschalten!

Sind Sie selbst Unternehmer und benötigen Unterstützung bei der Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen und/oder der Digitalisierung Ihres Unternehmens zu Corona-Zeiten oder auch im Allgemeinen?

Die Experten der IntranetBOX GmbH helfen gern. Die Kontaktdaten finden Sie hier: https://www.intranetbox.de/intranet/index.php/ezpublish/Kontakt

Das Portal medital.de soll es Ärzten sowie medizinischem Personal in Krankenhäusern, Arztpraxen, Notfallambulanzen sowie weitere medizinische/öffentlichen Einrichtungen die Suche nach Beatmungsgeräten sowie Hilfsmitteln in der näheren Umgebung, im Bundesland sowie im gesamten Bundesgebiet ermöglichen.

#WirVsVirus

Hackathon der Bundesregierung

Bericht Faz: Resonanz zum Hackathon der Bundesregierung

Für Ärzte sowie für das medizinische Fachpersonal besteht die Möglichkeit über eine Suche (ähnlich Google) nach den Beatmungsgeräten bzw. nach Hilfsmitteln und deren Verfügbarkeit zu suchen.

Die Suche bietet eine Auswahl nach verschiedenen Beatmungsgeräten sowie Hilfsmitteln an: Stark gesuchte Geräte/Hilfsmitteln werden als direkt Auswahl angeboten. Über eine Auto-Suggest-Auswahl werden weitere Geräte/Hilfsmitteln dem User angeboten. Es besteht die Möglichkeit nach mehreren Hilfsmittel gleichzeitig zu suchen.

Gesucht wird innerhalb eines Radius von X-Kilometern, dem jeweiligen Bundesland bzw. in gesamt Deutschland.

Das Suchergebnis zeigt die Verfügbarkeit als Übersicht auf einer Google-Maps Ansicht mit den jeweiligen Lokationen (Pins) und deren Verfügbarkeit an: Bei Auswahl eine Lokation, z.B. Krankenhaus sieht man Details zur Verfügbarkeit zum Ansprechpartner, Telefon, Video-Konferenz, etc.

WICHTIG: Über unseren gesicherten Video-/Chat-Konferenz Server kann man direkt über einen "Link" mit dem Ansprechpartner einen Chat eröffnen. Der Ansprechpartner ist auch jederzeit über die vorhandene APP erreichbar.

Aktueller Entwicklungsstatus: Die Plattform ist bereits als durchdachtes Konzept vorhanden und wurde auf Basis des Enterprise Content-Management-Systems eZ Platform / eZ Publish, PHP, Symfony, MySQL, Google Maps, bereits entwickelt und ist innerhalb unseres eigenen Rechenzentrumsbetriebs in Düsseldorf für die Anpassungen/Customizing verfügbar.

Hier benötigen wir Hilfe: Wir benötigen Unterstützer, die die Plattform gegenüber den Krankenhäusern, Arztpraxen, etc. kommunizieren und die Ansprechpartner in die Plattform einweisen. Des Weiteren muss der aktuelle Bestand und die Verfügbarkeit in das Portal eingepflegt, überwacht und aktualisiert werden.

Entwickler: Wir suchen noch zusätzliche Frontend- und Backend-Entwickler! Hilfreich wären Kenntnisse im Bereich Bootsstrap, PHP, Symfony sowie eZ Publish / eZ Platform.

Was ist vorhanden: Wir können bereits auf eine gesicherte Infrastruktur sowohl für die Weiterentwicklung als auch für den Betrieb in unserem Rechenzentrum in Düsseldorf zurückgreifen.

Aufgrund der aktuellen Lage ist die Kommunikation mit den öffentlichen Institutionen schwierig um die Lösung vorzustellen und mit den entsprechenden Entscheidern in Kontakt zu treten.

Das Portal soll unter medital.de zeitnah bereitgestellt werden, um die Echtzeit-Verfügbarkeit von Beatmungsgeräten und Hilfsmitteln zu ermöglichen. Die gesamte Infrastruktur ist dafür vorhanden. Das Portal könnte durch unser Entwickler-Netzwerk, weitere Frontend-/Backend-Entwickler sowie weitere Unterstützer innerhalb weniger Tage zur Verfügung stehen.

Über die K3 Innovationen GmbH
Die K3 Innovationen GmbH mit Sitz in Düren ist Agentur und Internet-Systemhaus in einem. Bereits seit 1998 entwickelt sie für namhafte Kunden aus diversen Branchen integrierte e-Business Lösungen im Fokus für den Mittelstand in DACH.

Mehr Informationen finden Sie hier:

https://wirvsvirushackathon.devpost.com/projekte
https://wirvsvirushackathon.devpost.com/projekte_medital
www.intranetbox.de

Oft kennen die verantwortlichen Inhaber und/oder Geschäftsführer aber weder die gesetzlichen Vorschriften, noch haben sie das notwendige IT-Verständnis. Hinzu kommt ein Mangel an entsprechendem Fachpersonal – oder generell ein Mangel an Manpower, und schließlich sind auch häufig einfach die notwendigen finanziellen Mittel für eine zielgerichtete Umsetzung knapp bemessen.

Dass Deutschland, was die Digitalisierung von KMUs angeht, Nachholbedarf hat, hat die Regierung erkannt. Und so hat das Bundeswirtschaftsministerium das Förderprogramm „go-digital“ ins Leben gerufen, welches gezielt KMUs und das Handwerk anspricht.

Diesen werden für ihre Digitalisierung autorisierte Beratungsunternehmen an die Seite gestellt, welche sowohl die Antragstellung auf Förderung, die Abrechnung und das Berichtswesen, als auch die tatsächliche Beratungsleistung für das geförderte KMU übernehmen.

Der Förderumfang beträgt 50% auf die Kosten von maximal 30 Beratertagen in einem Zeitraum von einem halben Jahr mit einem maximalen Beratertagessatz von 1.100 Euro.

Einen Anspruch auf diese Förderung haben kleine und mittelständische Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft und des Handwerks mit weniger als 100 Mitarbeitern, die einen Jahresumsatz oder eine Jahresbilanzsumme von höchstens 20 Millionen Euro im Vorjahr aufweisen. Die Betriebsstätte oder Niederlassung muss in Deutschland sein.

Viele kompetente Beratungsunternehmen haben sich bereits autorisieren lassen, um diesen Unternehmen Ihre Unterstützung anbieten zu können.

Auch die K3 Innovationen GmbH mit Sitz in Düren hat seit August eine Zertifizierung für alle drei Förder-Module:

• Digitalisierte Geschäftsprozesse
• Digitale Markterschließung
• und IT-Sicherheit

Damit kann die Digitalagentur die KMUs bei der Optimierung von Prozessen, der Erschließung zusätzlicher Marktanteile durch die Digitalisierung und bei der Sicherung sensibler Daten beraten und ihnen bei der Abwicklung aller Formalitäten bezüglich der Fördermittel unter die Arme greifen.

Mehr Informationen zur K3 Innovationen GmbH und Kontaktdaten finden Sie hier: www.k3-innovationen.de

Orientierung. Aufklärung. Beratung. Dafür steht HANDWERK DIGITAL 2019.

Kontaktdaten und weitere Informationen zur Veranstaltung mit Programm, Workshops etc. finden Sie unter https://www.hwk-do.de/de/betriebsfuehrung/handwerk-digital-2019

Die Standorte der Kanzleien sind über die Republik – teils sogar über die Landesgrenzen hinaus – verteilt, Fachbereiche und Teams sind räumlich getrennt, oft ist es schwierig, überhaupt herauszufinden, welcher Kollege welches Fachgebiet, welche Mandanten und welche Projekte betreut.

Im Zuge der Digitalisierung erhoffen sich die Entscheider nun, Lösungen für diese Problematik zu finden. Die Suche nach geeigneter Software, die all diese Themen abdeckt, ist allerdings keine leichte, denn die großen Anbieter von Kanzleisoftware bieten Standardlösungen an, individuelle Wunsch- und Bedarfsanpassungen sind mit extrem hohen Kosten verbunden.

Branchenspezifische Anbieter für Kanzleisoftware gibt es bislang wenige auf dem Markt.
Eine Out-of-the-box Software, die individuelle Branchenlösungen und Customizing zum fairen Preis – insbesondere für Rechtsanwalts- und Steuerberater-Kanzleien - gleich mit anbietet, ist die IntranetBOX. Diese vernetzt problemlos Standorte im In- und Ausland und kann mit vielen – auch kanzleispezifischen – Systemen synchronisiert werden.

Mit nur wenigen Klicks lassen sich die richtigen Ansprechpartner innerhalb der eigenen Organisation finden (mit Fachgebiet, Schwerpunkt, Projekten, Standort, Kontaktdaten). Auch die Zuordnung zu Mandanten oder Gerichtsurteilen aus der Vergangenheit ist möglich.

Kanzleien, die sich bereits für die Software entschieden haben, loben vor allem, dass die IntranetBOX Projekt- oder Teamräume auf Wunsch zusätzlich anbietet, in denen sich ausgewählte Mitarbeiter zu bestimmten Mandanten-Fällen austauschen können. Durch die Verknüpfung zu Projekten, Aufgaben, Wissensbeiträgen, Mandanten und vielen weiteren Möglichkeiten, wie z.B. Schlagworten und abonnierten Kategorien, generiert sich die Kanzlei-Wissensdatenbank quasi von selbst. Dadurch ist es auch möglich z.B. Jahre nach Abschluss eines Falles und dem entsprechenden Gerichtsurteil dieses Wissen mit allen seine Beziehungen und Verknüpfungen in der IntranetBOX schnell wieder auffindbar zu machen. Datensilos gehören damit der Vergangenheit an.

Neben der Möglichkeit der einfachen und zielgerichteten Kommunikation fungiert die IntranetBOX also auch als Langzeitgedächtnis für Kanzleien. Da dadurch der Arbeitsalltag der Mitarbeiter enorm entlastet und vereinfacht wird und Prozesse beschleunigt werden, sind ein Anstieg der Mitarbeiter- und auch der Klienten-Zufriedenheit und natürlich eine starke Kostenreduktion sehr schnell messbar.

Mehr Informationen zur IntranetBOX und Kontaktdaten finden Sie hier: www.intranetbox.de

Mehr Informationen zur Branchenspezifik für Rechtsanwälte, Steuerberater und Notare finden Sie hier: bit.ly/Intranet-Software-Rechtsanwaelte-Steuerberater-Notare

Die perfekte Kommunikation mit Händlern, Lieferanten und Kunden auf der Basis einer Extranet Software wird mehr und mehr zum Wettbewerbsvorteil für Unternehmen. Das gilt besonders für den Mittelstand. Um alle Partner und Kunden mit den richtigen vertraulichen Daten zu versorgen, ist aber eine durchdachte Kommunikationsplattform nötig – ein eigenes Extranet.

Anforderungen an eine Extranet Software:

Eine Extranet Software sollte umfangreiche Anforderungen erfüllen: Individualität, Rechtevergabe, Versionierung und Sicherheit. Daneben sollte die technische Basis zum Betrieb der Lösung bereitgestellt werden.

Die ExtranetBOX ist die ideale Lösung für Extranet-Portale, in der Sie Lieferanten- und Kundendaten in einem geschützten Bereich für diese Nutzer online zur Verfügung stellen.

Nutzung einer Extranet Software:

• Datenübertragung
• Datenpflege
• Kooperation
• Informationsaustausch
• Wissensmanagement

Weitere Informationen zur ExtranetBOX und Kontaktdaten finden Sie hier: www.extranetbox.de

Seit Jahren beraten wir mittelständische Unternehmen, Verbände und Institutionen. Meistens sind die Projektleiter oder das Projekteam mit ihrem Tagesgeschäft schon voll und ganz ausgelastet. Das bedeutet Zeitverlust in der Umsetzung des Intranetprojekts, sowie zum Teil Frustration bei der Projektplanung und Einführung. Bei der IntranetBOX verfolgen wir den Ansatz "out of the BOX". Das heißt für die Entscheider direkt ein "look and feel" bei der möglichen Intranet-Lösung für Ihr Unternehmen.

Für unsere Beratung haben wir Fragebögen mit Checklisten entwickelt, anhand deren dann Projektteams in Workshop mit uns Ihre Ziele erarbeiten.

Um Ihre Intranet-Projektanfrage besser einschätzen zu können, bitten wir Sie uns einige Fragen anhand einer Checkliste zu Ihrem Intranet-Projekt zu beantworten.

Sie können das Formular gerne über unser Kontaktformular anfordern, direkt am Computer ausfüllen, abspeichern und uns dann als PDF in einer E-Mail zurückschicken. Vielen Dank.

Im folgenden Link erhalten Sie einen kurzen Einblick in unsere Intranet-Checkliste.

http://bit.ly/Intranet-Checkliste

Ein Mitarbeiterportal sollte im Idealfall Informations- und Kommunikationsplattform (intern und extern), Management-Tool für die Aufgaben und Projekte eines jeden Mitarbeiters, Terminkalender, Datenmanagement System, Wissensdatenbank und vielleicht sogar ein Tool zur Abbildung von Workflows sein.

Auf dem Markt gibt es zwar viele Anbieter, die Teilbereiche davon mit ihrer Software abdecken, die wenigsten allerdings bieten eine Lösung, die alle diese Anforderungen erfüllt, einfach zu etablieren und zu handhaben ist, individuell angepasst werden kann und dann auch noch bezahlbar bleibt.

Ein Anbieter sticht derzeit besonders hervor – die IntranetBOX GmbH mit Standorten im Rheinland und in Hamburg. Die angebotene Software heißt IntranetBOX und ermöglicht es Unternehmen, Wissen zu konservieren und zu teilen, Daten strukturiert abzulegen und leicht auffindbar zu machen und den Kommunikationsfluss intern wie extern zu optimieren. Virtuelles Teamwork wird gefördert. Durch beschleunigte Prozesse wird wertvolle Arbeitszeit gespart, sodass sich die Produktivität erhöht und Kosten reduziert werden.

Bei der IntranetBOX handelt es sich um eine Out-of-the-BOX-Lösung, d.h. man entscheidet sich für eine einfach zu realisierende und handzuhabende Intranet-Software in der Grundversion, die sukzessive durch das Hinzukaufen von Modulen ausgebaut werden kann. Die zahlreichen Kunden verschiedenster Größe und aus den unterschiedlichsten Branchen schätzen die Flexibilität, und insbesondere die Tatsache, dass man bei Bedarf mit einer kleinen Lösung eine von allen Mitarbeitern schnell zu erlernende und damit akzeptierte Kommunikationsplattform schaffen kann, die sich später ausweiten lässt.

Außerdem ist die IntranetBOX mit nahezu allen gängigen Betriebssystemen sowie zahlreicher Software aus dem Microsoft Office Bereich kompatibel und bietet zudem unzählige Verknüpfungsmöglichkeiten mit Datenbanken, ERP- und CRM-Lösungen. Die Integration in bestehende Landschaften stellt keine Hürde dar. Das kompetente Team der IntranetBOX GmbH liefert auch maßgeschneiderte Anbindungen und Komplettpakete.

Eines wird bei der Flut von Daten aber oft vergessen – dass Informationen und Dokumente in Beziehung zu anderem Wissen stehen. Die systematische Ablage der Daten ist die Grundlage für eine effiziente Suchfunktion. Die „Krönung“ ist die Auffindung und Darstellung der Daten, welche in Beziehung zu weiterem Wissen steht.

Die IntranetBOX – eine der führenden Softwarelösungen zur Erstellung von Wissensdatenbanken in Deutschland – schafft Abhilfe.

Die Intranet Software beinhaltet neben einer speziellen Suchfunktion, die auf dem Markt ihresgleichen sucht, auch die Möglichkeit für jeden Nutzer, sich das für ihn wichtige Wissen in bestimmten Kategorien zu gruppieren und künftige zugehörige Neuerungen zu abonnieren. Das Wissen wird wie in einem „Lifestream“ in der Dashboard-Oberfläche aktualisiert und angezeigt. Kategorien können mit jedem Bereich der IntranetBOX verlinkt werden und helfen somit, die Informationen von Anfang an strukturiert abzulegen und stets auf dem neuesten Stand zu halten. Auch eine spätere Suche nach detaillierten Informationen über einen längeren Zeitraum wird hierdurch vereinfacht.

Auf jeder Seite der IntranetBOX gibt es die Möglichkeit, eine Suche nach bestimmten Inhalten, Schlagwörtern und Dokumenten zu starten. Die Ergebnisse werden direkt nach Relevanz sortiert und in übersichtlicher Kacheloptik unter Angabe weiterer Informationen zum Suchergebnis angezeigt.

Die Enterprise-Suche der IntranetBOX kann die hohe Anzahl an Suchtreffern punktgenau auf ein kategorisiertes Suchergebnis minimieren.

Die IntranetBOX hat zudem eine integrierte Suchwortmarkierung. Das Problem, dass man zwar einen Text gefunden hat, der inhaltlich perfekt zur Suche passt, aber darin auf die Schnelle das Suchwort nicht findet, entfällt daher. In den Ergebnistexten sind die Suchwörter auffallend gelb markiert – auch bei Mehrfachnennung.

Die Suchfunktion der IntranetBOX gehört somit zu den effizientesten der derzeit am Markt befindlichen Softwares.

Weitere Informationen zur IntranetBOX und Kontaktdaten finden Sie hier: www.intranetbox.de

Um die Sicherheit, also um die Verschlüsselung dieser E-Mails, machten sich sowohl private als auch kommerzielle Nutzer in der Vergangenheit eher weniger Gedanken. Durch die ebenfalls letzte Woche in Kraft getretene neue  Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurden aber insbesondere Unternehmen an ihre diesbezügliche Pflicht erinnert.

Die K3 Innovationen GmbH, DigitaIagentur mit Sitz in Düren, hat sich schon vor vielen Jahren mit der eigenen E-Mail-Sicherheit und der ihrer Kunden beschäftigt. Als strategischen Partner für das Thema „ E-Mail-Verschlüsselung“ hat man das Schweizer Unternehmen SEPPmail gewählt.

Der geringe Implementierungsaufwand und die einfache, intuitive Bedienung der Software von SEPPmail waren maßgeblich für die Entscheidung.

Der SEPPmail Secure E-Mail Gateway wird einfach in die bestehende Netzwerkinfrastruktur des Unternehmens integriert und kann den gesamten E-Mail-Verkehr automatisch ver- und entschlüsseln – ohne Zutun des Benutzers. Die Installation benutzerseitiger Software entfällt somit und dadurch auch teure Mitarbeiterschulungen. Die Mitarbeiter können ihre Mails mit ihrer gewohnten E-Mail-Software senden und empfangen. Auch können digitale Zertifikate für die einzelnen Benutzer der E-Mail-Postfächer einfach in die SEPPmail-Lösung integriert werden. Das heißt für den E-Mail-Versender, dass er z.B. an seine Kunden, obwohl diese keine E-Mail-Verschlüsselungslösung im Einsatz haben, E-Mails verschlüsseln und auch verschlüsselt wieder zurücksenden kann.

Der SEPPmail Secure E-Mail Gateway ist in vier verschiedenen Ausführungen und Hardwareplattformen erhältlich und bietet Firmen jeder Größe eine ideale Plattform für den einfachen und sicheren E-Mail-Verkehr. Auch eine Cloud-Lösung ist verfügbar.

Die Lösung genügt höchsten Sicherheitsanforderungen und bietet optional auch den Schutz vor Viren, Spam und Phishing-Attacken.

Wer im Zuge der neuen DSGVO seine E-Mail-Verschlüsselung im Unternehmen einrichten, aufrüsten oder verbessern möchte, findet weitere Informationen und Kontaktdaten hier:

www.emailverschluesselung.com
www.k3-innovationen.de

Dank dem patentierten und weltweit führenden SEPPmail Secure E-Mail Gateway sichern KMU und Großfirmen seit mehr als 15 Jahren ihre gesamte E-Mail-Kommunikation auf höchstem Niveau – bei geringstem Aufwand und einfachster Handhabung für Sender und Empfänger. Die Lösung genügt höchsten Sicherheitsanforderungen – von der Hardware übers Betriebssystem bis zur Software.

Der SEPPmail Secure E-Mail Gateway ist in vier verschiedenen Ausführungen und Hardwareplattformen erhältlich und bietet Firmen jeder Größe eine ideale Plattform für den einfachen und sicheren E-Mail-Verkehr.

SEPPmail steht für:

• Sicherste E-Mail-Kommunikation
• Automatische E-Mail-Verschlüsselung und -Entschlüsselung
• Komfortable digitale E-Mail-Signatur
• Wirkungsvoller Schutz vor Spam, Viren und Phishing-Attacken
• Einfache, intuitive Bedienung
• Nahtlose Integration in bestehende Mail-Umgebungen
• Mehr als 300 anspruchsvolle, zufriedene Kunden

Sprechen Sie uns an, wir beraten auch Sie gerne individuell für Ihr Unternehmen!

www.emailverschluesselung.com

So haben wir kürzlich auch die WorkflowBOX – ein Modul der IntranetBOX, mit dem Arbeitsabläufe strukturiert, übersichtlich und einfach (für den Administrator UND die Nutzer) dargestellt werden können -  mit weiteren innovativen Features versehen. Damit wird ermöglicht, dass viele Aufgaben zu Workflows zusammengefasst, Mitarbeitern direkt zugewiesen und der Fortschritt von Projekten jederzeit im Blick behalten wird. Komplexeste Prozesse werden so abbildbar, steuer- und prüfbar.

Weitere Informationen und Kontaktdaten finden Sie hier: www.workflowbox.de