Checkliste für Intranets

Checkliste Intranets
Checkliste Intranets

In vielen Unternehmen ist das Thema Intranet, Social Intranet, Wissensdatenbanken oder interne Kommunikation ein wichtiger Punkt um marktfähig oder konkurrenzfähig zu den Mitbewerbern zu bleiben.

Seit Jahren beraten wir mittelständische Unternehmen, Verbände und Institutionen. Meistens sind die Projektleiter oder das Projekteam mit ihrem Tagesgeschäft schon voll und ganz ausgelastet. Das bedeutet Zeitverlust in der Umsetzung des Intranetprojekts, sowie zum Teil Frustration bei der Projektplanung und Einführung. Bei der IntranetBOX verfolgen wir den Ansatz "out of the BOX". Das heißt für die Entscheider direkt ein "look and feel" bei der möglichen Intranet-Lösung für Ihr Unternehmen.
                                                                                           

Für unsere Beratung haben wir Fragebögen mit Checklisten entwickelt, anhand deren dann Projektteams in Workshop mit uns Ihre Ziele erarbeiten.

Um Ihre Intranet-Projektanfrage besser einschätzen zu können, bitten wir Sie uns einige Fragen anhand einer Checkliste zu Ihrem Intranet-Projekt zu beantworten.

Sie können das Formular gerne über unser Kontaktformular anfordern, direkt am Computer ausfüllen, abspeichern und uns dann als PDF in einer E-Mail zurückschicken. Vielen Dank.

Hier ein kurzer Einblick in unsere Checkliste mit Fragen.

 

Checkliste - Fragebogen: Intranet-Projekt

 

Intranet Checkliste Allgemeine Informationen

1. Allgemeine Informationen

1.1 Name des Unternehmens:

1.2 Adresse des Unternehmens:

1.3 ......

Intranet Checkliste Projektleitung/Projektteam

2. Projektleitung/Projektteam

2.1 Wer ist der/die Projektleiter/in (mit Abteilung, Telefon und E-Mail)?

2.2 Wer ist der/die Entscheider/in (mit Abteilung, Telefon und E-Mail)?

2.3 ......

Intranet Checkliste Vorhandene Intranet Lösung

3. Vorhandene Intranet-Lösung

3.1 Intranet Vorhanden?  Ja / Nein     Falls Sie diese Frage mit "Nein" beantwortet haben...

3.2 Name der Intranet-Software:

3.3 ......

Intranet Checkliste Neues Intranet

4. Neues Intranet

4.1 Welche Intranet-Systeme stehen zur Auswahl?...

4.2 Ist ein Intranet-Kozept vorhanden?...

4.3 ......

Intranet Checkliste Ziele und Nutzen

5. Ziele und Nutzen

5.1 Welche Ziele verfolgt Ihr Unternehmen mit dem Aufbau eines neuen Intranets?...

5.2 Welche Zielgruppen möchte Ihr Unternehmen mit dem Intranet unterstützen?...

5.3 ......

Intranet Checkliste Informationen

6. Informationen

6.1 Welche Unternehmensdaten sollen über das Intranet...

6.2 Welche Abteilungen/Organisationseinheiten sollen über das Intranet...

6.3 ......

Intranet Checkliste Teamwork

7. Teamwork

7.1 Soll es Mitarbeiter-Profile geben?

7.2 Soll es Kalender-Funktionen geben?

7.3 ......

Intranet Checkliste Struktur und Systematik

8. Struktur und Systematik

8.1 Gibt es ein Corporate Design für Ihr Unternehmen?

8.2. Gibt es eine etablierte, fachliche Struktur oder Systematik, die als Basis...

8.3 ......

Intranet Checkliste Rollen und Rechte

9. Benutzer: Rollen und Rechte

9.1 Welche Abteilungen/Gruppen soll es im Intranet geben?

9.2 Soll es auch externe User und...

9.3 ......

Intranet Checkliste Planung

10. Planung

10.1 Welche externen Leistungen benötigen Sie von der IntranetBOX GmbH?

10.2 Initiale Beratungsleistungen bei der evaluierung Ihrer Lösung?

10.3 ......

 

 

 

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Einführung eines Intranets – eine Anleitung (Teil 1)

Die IntranetBOX GmbH stellte für Ihr einfaches – und dennoch hochprofessionelles – Baukastensystem für die Einführung eines Intranets bei Firmen jedweder Größenordnung einen einfachen „Bauplan“ vor.

Aufgrund vieler Anfragen zu Unterstützungs- sowie Beratungsleistungen bei der Einführung eines Intranets, bietet die IntranetBOX GmbH eine plausible Hilfestellung - angefangen bei den ersten Schritten bis hin zur gewünschten Intranet-Plattform. Der Kunde erhält somit eine effektive „Bedienungsanleitung“ zur richtigen Planung und Einführung eines Intranets.

Die beiden ersten Punkte durchleuchten wir in diesem Beitrag, die "Online-Präsentation" und der "initiale Workshop" beim Kunden.

Im ersten Schritt bietet das Team der IntranetBOX GmbH dem Kunden eine etwa 30-minütige Online-Präsentation der IntranetBOX als Webinar an. Der Kunde bekommt kurz vor dem Termin die Zugangsdaten per E-Mail und loggt sich dann ganz bequem an seinem PC zum vereinbarten Zeitpunkt in das Webinar ein. „Am effektivsten ist es,“ so die Geschäftsführer der IntranetBOX GmbH, „wenn bei dieser Präsentation bereits alle Mitarbeiter des Kunden an einem Tisch sitzen, die später Verantwortung für den Projekterfolg übernehmen. Denn bereits in diesem frühen Stadium gibt es häufig Fragestellungen von unterschiedlichen Abteilungen, wie Marketing, Sales und IT, die grundlegende Strukturen bedingen, und die von unseren Fachleuten direkt in der Präsentation beantwortet werden können, so dass alle auf demselben Wissensstand sind.“

Diese erste Präsentation ist im Übrigen für den Kunden völlig kostenfrei und bietet den weiteren Vorteil, dass alle Mitarbeiter des Projektteams nicht nur eine Beratung erhalten, sondern sich auch von der leichten Bedienbarkeit und den vielen möglichen Funktionen und Gestaltungsoptionen überzeugen können.

Der zweite Schritt im Ablaufplan ist dann der initiale, meist halbtägige Workshop beim Kundenvor Ort. Ein – oder auch zwei – Mitarbeiter des IntranetBOX GmbH-Teams beraten den Kunden bei der Erarbeitung seiner Anforderungen, Strategie und Ziele. „Beim ersten persönlichen Kennenlernen ist es natürlich auch ganz wichtig, dass möglichst viele der Mitarbeiter des Projektteams des Kunden am Tisch sitzen, da hier gemeinsam die Anforderungen an das künftige Intranet detailliert festgelegt werden.“

Der Workshop ist eine kostenpflichtige Leistung der IntranetBOX GmbH, die allerdings zu sehr günstigen pauschalen Konditionen zu haben ist und am Ende auch ein Workshop-Protokoll beinhaltet, das als gute Grundlage für ein Lastenheft dienen kann.

Basierend auf jahrelanger Erfahrung steht dem Kunden mit dem Team der IntranetBOX GmbH von Anfang an ein Team von Spezialisten zur Seite, das die verantwortlichen Mitarbeiter im Unternehmen mit professionellem Rat unterstützt.

Lesen Sie nächste Woche über die Erstellung eines Lasten- bzw. Pflichtenheftes, das die Grundlage für die individuelle Angebotserstellung und die Beauftragung als nächste Schritte im Ablaufplan zur Realisierung des Intranets bildet.

 

Einführung Intranet Projektplan

Einführung eines Intranets – eine Anleitung (Teil 2)

Im Teil 1 stellte die IntranetBOX GmbH die ersten beiden Schritte des ‚Bauplans‘ hierzu vor:

Nachdem der Kunde in einer ersten kostenfreien Online-Präsentation/Webinar die grundlegenden Funktionen der IntranetBOX kennenlernen kann, erarbeiten die kompetenten Mitarbeiter der IntranetBOX GmbH mit dem Projektteam des Kunden vor Ort in einem zweiten Schritt konkrete Anforderungen, eine Strategie und Ziele in einem initialen Workshop.

Jede Fachabteilung des Kunden hat eigene Vorstellungen, Anforderungen und Zielgruppen. Damit diese in das Gesamtkonzept einfließen können und in der Umsetzung später auch Berücksichtigung finden, führt das Team der IntranetBOX GmbH in einemdritten Schritt Kurzworkshops mit den Fachabteilungendurch. In der Folge sind die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Intranet-Projekt definiert.

Im vierten Schritt unterstützt dann die IntranetBOX GmbH auf der Grundlage der gesammelten Informationen und der Entscheidung für sein Mitarbeiterportal den Kunden gerne bei der Erstellung eines Lastenheftes, in das alle Anforderungen einfließen sollten. Denn auf dieser Grundlage wird ein Pflichtenheft erstellt, in dem der gesamte Leistungsumfang für den Auftrag definiert wird.

Im fünften Schritt der Vorbereitungen erhält der Kunde dann sein individuelles Angebot für die Umsetzung des Projektes durch die IntranetBOX GmbH.

Der smarte Vorteil einer Zusammenarbeit mit der IntranetBOX GmbH ist, dass sich das Projektteam des Kunden auf die wesentlichen Dinge konzentrieren kann, während die Detailarbeit erfahrungsgemäß auf die kompetenten Mitarbeiter der IntranetBOX GmbH übertragen wird – Beratungsleistung inklusive.

Intranet Workshop

Einführung eines Intranets – eine Anleitung (Teil 3)

Im Teil 2 stellte die IntranetBOX GmbH bereits die ersten Schritte des ‚Bauplans‘ hierzu vor:

Nach der ersten kostenfreien Online-Präsentation, dem initialen Workshop, den Kurzseminaren in den Fachabteilungen beim Kunden und schließlich der Erstellung des Lasten- und - darauf aufbauend - des Pflichtenheftes, erhält der Kunde sein individuelles Angebot für die Umsetzung des Projektes durch die IntranetBOX GmbH.

Lesen Sie weitere Informationen zur Projektumsetzung und den anschließenden Service-Leistungen der IntranetBOX GmbH.

Sobald der Kunde das Angebot schriftlich angenommen hat, beginnt das Team der IntranetBOX GmbH mit der konkreten Planung. Im Rahmen des Projektmanagements werden alle großen und kleinen Meilensteine festgelegt, so dass in der sich nun anschließenden Projektumsetzung der umfassende Überblick stets gewährleistet ist.

An der Erstellung der individuellen IntranetBOX für das Kundenunternehmen arbeiten auf Seiten der IntranetBOX GmbH zeitgleich Administratoren, Programmierer und Designer. Der Kunde hat aber nur einen Ansprechpartner, den zugewiesenen Projektleiter, was die Wege und Abstimmungszeiten kurz und effektiv macht.

Einer der ganz großen Vorteile der IntranetBOX, der in der Umsetzungsphase zum Tragen kommt, ist ferner, dass die Anbindung an viele gängige Drittsysteme meist unproblematisch möglich ist. Beim Kunden bereits bestehende und genutzte Plattformen können über Schnittstellen und Konnektoren verbunden werden. Außerdem ist bei speziellen Kunden-Anforderungen das mögliche Customizing ein großer Pluspunkt der IntranetBOX.

Wenn die neue IntranetBOX fertiggestellt ist, wird sie von dem Spezialisten-Team im Rahmen einer Qualitätskontrolle noch einmal auf Herz und Nieren geprüft. Erst, wenn alle Punkte aus dem Pflichtenheft erfüllt sind, erfolgt die Abnahme durch den Kunden.

Im Anschluss erhalten entweder ausgewählte Mitarbeiter, z.B. Redakteure/Administratoren oder das gesamte Team des Kunden eine Schulung durch die Profis der IntranetBOX GmbH. Das System steht währenddessen schon so weit bereit, dass der Kunde mit dem Einpflegen interner Datenbeginnen kann. Der spannende Moment des sogenannten GO LIVE ist nun gekommen. Die Mitarbeiter des Kunden können die IntranetBOX nun im kompletten Umfang mit allen Zusatzfeatures nutzen.

Das Team der IntranetBOX GmbH steht dem Kunden aber auch weiterhin unterstützend zur Seite, sei es für allgemeine Fragen, aber auch in Form einer Partnerschaft mit einem Service-Level-Agreement für den Support, die Weiterentwicklung, das Customizing oder die Implementierung später notwendig werdender Zusatzmodule.

 

Intranet Projektablauf

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