Was ist ein Extranet?

Ein Extranet ist ein geschützter Online-Bereich, über den ein Unternehmen ausgewählten externen Personen – etwa Kunden, Lieferanten, Händlern oder Partnern – Zugriff auf bestimmte Informationen, Dokumente und Anwendungen gibt. Der Zugang erfolgt über das Internet, aber nur nach Anmeldung mit persönlichen Zugangsdaten. Jeder Nutzer sieht dabei genau die Inhalte, die für ihn freigegeben sind.

Extranet, Intranet und Internet – der Unterschied

Technisch ist ein Extranet oft eine Erweiterung des Intranets: Dieselbe Plattform stellt einen Teil ihrer Inhalte zusätzlich externen Nutzern bereit. Interne Informationen bleiben dabei für Externe unsichtbar.

Typische Einsatzbereiche und Beispiele

• Kundenportal: Verträge, Rechnungen, Handbücher und Supportanfragen an einem Ort.
• Lieferantenportal: Bestellungen, Spezifikationen, Sicherheitsdatenblätter und Liefertermine.
• Händler- und Partnerportal: Preislisten, Marketingmaterial, Schulungsunterlagen und Vertriebsinformationen.
• Projekträume: eine gemeinsame Ablage mit Agenturen, Planern oder Subunternehmern.
• Branchenportale: zum Beispiel Serviceportale für Partner in der Touristik.

Vorteile eines Extranets

Für Ihr Unternehmen: weniger E-Mails und Rückfragen am Telefon, aktuelle Informationen an einer zentralen Stelle, nachvollziehbare Abläufe und digitale Prozesse für Bestellungen, Freigaben oder Serviceanfragen.

Für Kunden und Partner: Zugriff rund um die Uhr und von jedem Gerät, Informationen per Selbstbedienung statt Warten auf Antwort und ein direkter Draht zum richtigen Ansprechpartner.

Anforderungen an eine Extranet-Software

• Rechte und Rollen: Zugriffe müssen sich pro Gruppe und Nutzer fein steuern lassen. Mehr dazu: Berechtigungssystem.
• Sicherheit und Datenschutz: verschlüsselte Übertragung und DSGVO-konformes Hosting, idealerweise in einem Rechenzentrum in Deutschland.
• Versionierung: Externe arbeiten immer mit dem aktuellen Stand eines Dokuments.
• Einfache Bedienung: Externe Nutzer sollten ohne Schulung und ohne Programmierkenntnisse zurechtkommen.
• Eigenes Design: Das Portal erscheint im Corporate Design Ihres Unternehmens.
• Schnittstellen: Über Konnektoren lassen sich vorhandene Systeme wie Exchange oder Fileserver anbinden.

Extranet einführen: die wichtigsten Schritte

1. Zielgruppen und Ziele festlegen: Wer soll was im Extranet erledigen können?
2. Inhalte und Prozesse auswählen: Welche Dokumente und Abläufe gehören hinein?
3. Rechtekonzept erstellen: Wer darf was sehen, bearbeiten oder freigeben?
4. Software wählen: Eine komplette Eigenentwicklung ist selten wirtschaftlich. Eine anpassbare Plattform verbindet erprobte Standardfunktionen mit individuellen Anpassungen.
5. Mit einem Pilot starten: Erst mit wenigen Partnern testen, dann schrittweise ausrollen.

Extranet mit der ExtranetBOX

Mit der ExtranetBOX stellen Sie Kunden-, Lieferanten- und Partnerdaten in einem geschützten Bereich online bereit. Sie ist modular aufgebaut, lässt sich an Ihr Design anpassen und wird – wie die IntranetBOX – sicher in einem deutschen Rechenzentrum betrieben. Unternehmen wie Ameropa Reisen, Tyczka Energy (mit SAP-Anbindung) und Gmöhling Transportgeräte setzen sie bereits ein.

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Häufige Fragen zum Extranet