Definition: Intranet Struktur
Die Intranet Struktur beschreibt, wie ein Intranet aufgebaut ist: welche Bereiche es gibt, wie sie in der Navigation angeordnet sind und wie Inhalte miteinander verknüpft werden. Eine gute Struktur sorgt dafür, dass Mitarbeiter Informationen in wenigen Klicks finden – auch ohne die Suche zu benutzen. Sie ist damit die Grundlage für ein Intranet, das im Alltag genutzt wird.
Warum ist die Struktur so wichtig?
Findet ein Mitarbeiter eine Information zweimal nicht, sucht er beim dritten Mal gar nicht mehr im Intranet – sondern fragt Kollegen oder greift zur E-Mail. Eine klare Struktur verhindert das. Sie spart Zeit, senkt Rückfragen und sorgt dafür, dass Inhalte gepflegt werden, weil jeder Bereich einen festen Platz und klare Zuständigkeiten hat.
Beispiel: So kann eine Intranet Struktur aussehen
- Startseite / Dashboard: News, Termine, Aufgaben und wichtige Links auf einen Blick
- Unternehmen: Leitbild, Organigramm, Abteilungen, Standorte und Ansprechpartner
- Wissen: Wissensdatenbank, FAQ, Handbücher und Arbeitsanweisungen
- Dokumente: Vorlagen, Formulare, Richtlinien und Präsentationen
- Zusammenarbeit: Projekte, Teamräume und Foren
- Service: digitale Anträge, Raumbuchung, Fuhrpark und Kantine
- Mein Bereich: persönliche Aufgaben, Favoriten und Einstellungen
Diese Gliederung ist ein Ausgangspunkt. Welche Bereiche sinnvoll sind, hängt von Größe, Branche und Zielen des Unternehmens ab. Wichtig ist, dass jeder Bereich einen Verantwortlichen hat, der Inhalte aktuell hält.
3 Grundprinzipien einer guten Intranet Struktur
- Nach Aufgaben statt nach Abteilungen ordnen: Mitarbeiter suchen „Urlaub beantragen“, nicht „Personalabteilung“.
- Flach statt tief: Wichtige Inhalte sollten nach höchstens drei Klicks erreichbar sein.
- Einheitlich benennen: Gleiche Begriffe für gleiche Dinge – in Navigation, Überschriften und Suche.
Die Navigation bildet das Gerüst der Struktur. Kategorien und Schlagworte ergänzen sie, indem sie Inhalte bereichsübergreifend ordnen – etwa alle Inhalte zu einem Projekt oder einem Thema. Gerade in größeren Intranets ist diese Kombination entscheidend, weil nicht jeder Inhalt eindeutig in nur einen Bereich passt. Verknüpfungen zwischen Wissen, Dokumenten, Projekten und Mitarbeitern machen Zusammenhänge sichtbar. Eine leistungsfähige Suche fängt schließlich alles auf, was über die Navigation nicht sofort gefunden wird.
Struktur nach Unternehmensgröße
- Kleine Unternehmen: wenige Hauptbereiche, alles Wichtige direkt auf der Startseite.
- Mittelstand: Bereiche nach Themen, ergänzt um Teamräume für Abteilungen und Projekte.
- Große Organisationen: zusätzlich eigene Bereiche oder Startseiten für Standorte und Zielgruppen, klare Rechte und feste Redaktionen.
In 5 Schritten zur eigenen Intranet Struktur
- Inhalte sammeln: Was gibt es heute schon, und was fehlt?
- Mitarbeiter fragen: Welche Informationen werden am häufigsten gesucht?
- Bereiche bilden: Inhalte zu sinnvollen Gruppen zusammenfassen.
- Struktur testen: Mit einigen Kollegen prüfen, ob sie typische Inhalte schnell finden.
- Regelmäßig anpassen: Die Struktur wächst mit dem Unternehmen mit.
Typische Fehler
- Das Organigramm wird eins zu eins als Navigation übernommen.
- Zu viele Ebenen machen den Weg zu Inhalten lang.
- Bereiche ohne Verantwortliche veralten schnell.
- Ähnliche Inhalte liegen an mehreren Stellen und widersprechen sich.
Intranet Struktur mit der IntranetBOX
In der IntranetBOX legen Administratoren mit der entsprechenden Berechtigung die Navigation über einen Navigationseditor selbst fest. Bereiche wie Unternehmen, Dokumente, Wissen und Kunden sind bereits vorhanden, Kategorien ordnen Inhalte zusätzlich. Jeder Mitarbeiter stellt sich außerdem sein persönliches Dashboard zusammen. Konkrete Beispiele aus verschiedenen Branchen finden Sie bei unseren Intranet Beispielen, einen Leitfaden für die Planung in unserer Checkliste für Intranets.
Häufige Fragen zur Intranet Struktur
Wie viele Ebenen sollte ein Intranet haben?
So wenige wie möglich. Bewährt haben sich zwei bis drei Ebenen, damit wichtige Inhalte schnell erreichbar bleiben.
Wer sollte die Struktur festlegen?
Am besten ein kleines Projektteam aus Kommunikation, IT und Fachabteilungen – mit Rückmeldungen der späteren Nutzer.
Was ist der Unterschied zwischen Struktur und Design?
Die Struktur legt fest, wo Inhalte liegen und wie sie zusammenhängen. Das Design bestimmt, wie sie aussehen – etwa Farben, Schriften und Layout im Corporate Design.
Kann die Struktur später geändert werden?
Ja. Eine Intranet Struktur ist nie ganz fertig und sollte regelmäßig an neue Inhalte und Abläufe angepasst werden.
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