Workflow erstellen mit Vorlage
Die Workflow Erstellung aus einer Vorlage generieren.
Mit der WorkflowBOX erstellen Sie Workflows nicht jedes Mal neu, sondern auf Basis einer Workflow-Vorlage. Einmal angelegt, enthält die Vorlage alle Aufgaben, Verantwortlichen, Zeitvorgaben und Dateien. Aus ihr entstehen beliebig viele Workflows – zum Beispiel für Freigaben, Anträge oder Produktionsabläufe. Die Abläufe modellieren Sie dabei per Drag & Drop.
Was ist eine Workflow-Vorlage?
Eine Workflow-Vorlage ist das Muster für einen wiederkehrenden Ablauf. Sie legt fest, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge erledigt werden, wer dafür verantwortlich ist und bis wann. Dazu kommen Aufgabenbeschreibungen und Masterdateien, die allen Workflows aus dieser Vorlage automatisch zur Verfügung stehen. So läuft jeder Vorgang nach denselben Regeln ab – ohne dass jemand an alle Schritte denken muss.
Die Workflow Erstellung erfolgt auf der Basis einer Workflow-Vorlage.
In dieser Vorlage können verschiedene Einstellungen für den zu erstellenden Workflow getroffen werden.
Workflow erstellen in 5 Schritten
1. Verantwortlichen festlegen
Auswahl des Namens und des Verantwortlichen für die Workflow Erstellung.
2. Zeitvorgabe festlegen
Für jede Aufgabe kann eine Zeitvorgabe mit einer Deadline festgelegt werden.
3. Ablaufdiagramm prüfen
Ebenso kann auch das Ablaufdiagramm des Workflows betrachtet werden.
4. Aufgaben überarbeiten
Um Aufgaben besser zu erkennen, kann im Diagramm gezoomt und die Position der einzelnen Aufgaben innerhalb eines Prozesses verschoben werden.
5. Anhänge prüfen
Es stehen auch Informationen zur Vorlage des zu erstellenden Workflows zur Verfügung.
Workflows im Alltag: Dashboard, Anhänge und Historie
Alle Workflows aktuell im Dashboard
Alle Aufgaben verschiedener Workflows, die einem bestimmten Benutzer zugeteilt sind, werden im Dashboard angezeigt.
Dem Benutzer werden hier Informationen zu den Aufgaben und den zugehörigen Workflows in einem eigenen Fenster zur Verfügung gestellt. Des Weiteren kann auch der Aufgabenfluss eines Workflows gesteuert werden, indem Aufgaben abgeschlossen und zurückgewiesen werden.
Durch Icons wird dem Benutzer angezeigt, welche Informationen zu einer Aufgabe vorliegen. Durch das Anklicken eines Icons öffnet sich ein Fenster in einem Tab, der zum ausgewählten Icon gehört.
Workflow Detailansicht Anhänge
Unter einem Icon verbirgt sich z.B. der Tab zur Anzeige von Masterdateien. Diese Dateien gehören zu einer Aufgabe und werden bei der Erstellung einer Workflow-Vorlage hochgeladen.
Sie stehen damit allen Workflows, die aus dieser Vorlage erstellt wurden, zur Verfügung.
Workflow Übersicht Historie
Die Historie bietet eine Übersicht aller Aufgaben an, die zum Workflow der aktuell zu bearbeitenden Aufgabe gehören. Es wird neben dem Namen mit Hilfe von Icons angezeigt, ob in einer Aufgabe Masterdateien, eine Aufgabenbeschreibung, Dateien, die vom bearbeitenden Benutzer selbst hochgeladen wurden, oder Kommentare vorliegen.
Weiterhin wird angezeigt, wann eine Aufgabe erstellt und damit zum Bearbeiten freigegeben wurde und ob eine Zurückweisung auf eine frühere Aufgabe (Button „Zurückweisen“) möglich ist. In einer Detailansicht können alle Masterdateien, Dateien, die Aufgabenbeschreibung, die Kommentare und zugehörige Zurückweisungen eingesehen werden.
5 Vorteile von Workflow-Vorlagen
- Prozessautomatisierung: Aufgaben werden automatisch an die nächste Person weitergegeben.
- Steuerung und Auswertung: Sie sehen jederzeit, wo ein Vorgang gerade steht.
- Klare Zusammenarbeit: Zuständigkeiten und Fristen sind für alle festgelegt.
- Einhaltung von Vorgaben: Jeder Ablauf folgt denselben Regeln.
- Einfache Bedienung: Abläufe entstehen per Drag & Drop statt per Programmierung.
Beispiele: Für diese Abläufe lohnt sich eine Workflow-Vorlage
- Urlaubs- und Abwesenheitsanträge
- Rechnungs- und Bestellfreigaben
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Freigabe von Dokumenten und Verträgen
- Produktionsaufträge und Qualitätsprüfungen
- Bearbeitung von Kundenanfragen
Häufige Fragen zur Workflow-Vorlage
Was ist der Unterschied zwischen Workflow und Workflow-Vorlage?
Die Vorlage beschreibt den Ablauf einmalig. Jeder Workflow ist ein konkreter Durchlauf dieser Vorlage – etwa ein einzelner Urlaubsantrag.
Brauche ich Programmierkenntnisse, um einen Workflow zu erstellen?
Nein. Abläufe werden in der WorkflowBOX per Drag & Drop modelliert und im Ablaufdiagramm geprüft.
Wo sehe ich meine Aufgaben aus Workflows?
Alle Aufgaben, die Ihnen zugeteilt sind, erscheinen im Dashboard – mit Informationen zum Workflow und der Möglichkeit, Aufgaben abzuschließen oder zurückzuweisen.
Wie sich wiederkehrende Abläufe in der IntranetBOX abbilden lassen, zeigen wir auf der Seite Workflow Prozesse. Welche Vorteile die WorkflowBOX insgesamt bietet, lesen Sie bei den Workflow Vorteilen. In einer Live-Demo sehen Sie die Workflow-Erstellung direkt an einem Beispiel aus Ihrem eigenen Unternehmen.
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